Članek

Ultimate Guide to Planning Your Company Retreat to California's Wine Country

Kot podpredsednik korporativne in skupinske prodaje za podjetje WineCountry Media, ki je lastnik in upravljavec NapaValley.com , Sonoma.com , in WineCountry.com - Pomagal sem podjetjem z vsega sveta, da načrtujejo svoja poslovna in skupinska srečanja, umike in prireditve v kalifornijski vinski državi. Vsakokrat obstajajo pomembni predmeti, na katera ta podjetja niso pomislila, preden so se obrnila na mene glede bližajočega se sestanka ali umika.

Zato bi rad delil svojih 14 glavnih premislekov, ki bi jih moral imeti v mislih izvršni direktor, pomočnik izvršnega direktorja ali načrtovalec dogodkov, ko načrtuje korporacijski umik v kalifornijsko Vinsko državo. Moj zasebni, z bojem začinjen kontrolni seznam za ustvarjanje uspešnega umika v Vinski državi, da si prislužite pohvale svojih kolegov in ste videti kot profesionalni organizator srečanj.

Takoj: Poglobimo se. Spodaj je dejanski vprašalnik, ki ga uporabljam za vsako novo poslovno stranko, ki sem jo izpopolnil pri sodelovanju s številnimi podjetji in storitvami, ki jih potrebujejo oni in njihovi zaposleni, ko prispejo. Z zadnjim vprašanjem boste dobro razumeli, kdaj, kje, kaj in kako so potrebni za načrtovanje vašega naslednjega uspešnega dogodka v ekipi Wine Country.


Vprašalnik




# 1. Kaj je namen vašega dogodka?

Od 10 najpogostejših vrst poslovnih dogodkov , pomaga natančno vedeti, v katero kategorijo spada vaš dogodek, tako da bodo prodajalci skupin v hotelih in letoviščih Wine Country vedeli, kako se ustrezno odzvati na RFP (Zahtevek za predlog). Na primer, sestanek vodstvenih delavcev ali seminar za ekipo zaposlenih bo najverjetneje potekal v zaprtih prostorih, pogosto v sejni sobi brez oken, da se izognemo motečim dejavnostim, medtem ko bo mogoča večerja na timskem potovanju na prostem v vinogradu ali v vinski jami. Če na začetku navedete pravilno oznako za dogodek, lahko kasneje preprečite več težav.



# 2. Kako velika je vaša skupina?

Zavedajte se, da večina hotelov in letovišč v Vinski državi meni, da je 10 oseb najmanjša velikost 'skupine'. Vsaka manjša velikost od te najverjetneje ne bo prinesla ugodnosti skupinske rezervacije. Če ne veste natančne velikosti vaše zabave, je v redu - hoteli to pričakujejo in bodo strankam dali nekaj manevrskega prostora za nenaročene sobe.

Ko izvemo ocenjeno število v vaši skupini, ga primerjamo z najprimernejšim hotelom ali letoviščem Wine Country. Manjše skupine se navadno bolje ujemajo z majhnimi in srednje velikimi nastanitvami, edinstvena storitev, ki jo nudijo, pa je pogosto bolj osebna, medtem ko lahko velike letoviške nastanitve prihranijo na tisoče prevoznih stroškov, saj imajo vse, kar vaše skupine želijo ali potrebujejo, v nastanitvi. : restavracije, zdravilišča, degustacija vin in celo kegljišče na Meritage Resort and Spa .



# 3. Je bila vaša skupina že kdaj v Vinski deželi? Če je odgovor pritrdilen, kje ste ostali?

Nenavadni so primeri, ko koordinatorji skupinskih dogodkov rečejo, da želijo ostati v dolini Napa, nato pa ostanejo v okrožju Sonoma, četudi niso niti slutili, da je gostovanje umika v okrožju Sonoma sploh možnost (običajno gre za povprečni hotel v dolini Napa cena sobe, ki jih pomaga prepričati). Če je bila stranka že prej v Vinski deželi, ima običajno jasno predstavo, kje želi prirediti svoj dogodek. In če vemo, kje so bivali in kosili, nam sporočamo, da ne pošiljamo RFP-jev na ista prizorišča, razen če tega posebej zahtevajo.




# 4. Ali želite ostati v dolini Napa ali okrožju Sonoma?

Približno 90% strank za poslovne dogodke pravi, da želi svoj umik organizirati v dolini Napa, a kadar je priporočljiva tudi okrožje Sonoma, so navadno na voljo temu. Njihov končni cilj je ponavadi strošek: Hotelska soba v okrožju Sonoma je običajno približno 30% manjša od doline Napa in večina ljudi zadiha, ko sliši povprečne stroške poletne vikend sobe v dolini Napa.



# 5. Koliko sob boste potrebovali za svojo skupino?

To vprašanje pogosto vzbuja smeh. Misel na vodstvo podjetij, ki si deli hotelsko sobo, je za izvršne pomočnike precej zabavna. Toda presenečeni bi bili, kako pogosto oseba, ki je zadolžena za načrtovanje korporacijskega dogodka, to zapre. Ali želi podjetje prihraniti denar, če si bo ekipa delila sobe? Ali bo nekaj osebja želelo pripeljati svoje partnerje (ali jih lahko)? Poleg proračuna je jasna predpostavka, koliko sob boste potrebovali, eden najpomembnejših dejavnikov za rezervacijo umika podjetja.




# 6. Kakšen je vaš datum prihoda in odhoda?

Standardni odgovor na to vprašanje je navedba datuma prihoda in odhoda v tej obliki: prispeli bomo v sredo, 3. marca, odhod pa v nedeljo, 7. marca. Samo rekoč, da gre za 3-dnevni umik, ni jasno in pri rezervaciji dogodka v višini 40.000 USD je jasnost ključnega pomena. Če ne veste natančnih datumov, ko bo vaša skupina bivala, vam lahko prodajalec hotelov samo oceni stroške in verjetno ne bo imel prostora za vas. Ne gre za prekinitev poslov, a če imate jasen datum prihoda in odhoda, bo olajšal delo vsem.

Poleg tega imajo številni hoteli in letovišča Wine Country ob vikendih minimalno 2 noči, tako da, če se vaše poslovno umikanje konča v soboto, vam bomo morda zaračunali tudi soboto zvečer. In ker je vinska država tako priljubljena destinacija za turiste ob vikendih, bi lahko z rezervacijo prireditve od nedelje do četrtka prihranili na tisoče dolarjev.



# 7. Ali je vaš datum prihoda in odhoda prilagodljiv?

Čeprav je koristno, da so datumi potovanja postavljeni v kamen, ni ključnega pomena. Hoteli in letovišča pogosto vprašajo, ali so datumi skupinskih dogodkov prilagodljivi, saj so včasih razprodani na določene datume ali celo samo prvi ali zadnji dan. Če rečete, da ste v redu s ponedeljkom-torkom ali torek-sredo, boste prodajalcu hotelov dali veliko več prostora.



# 8. Kakšen je vaš predvideni proračun?

Presenečeni bi bili, kako pogosto nova stranka za skupinske prireditve nima odgovora na to vprašanje, bodisi zato, ker ni dobila proračuna bodisi se družba obrne na nas, da bi ugotovila, kakšen mora biti njihov proračun. Ocenitev proračuna ni ključnega pomena, je pa zelo koristna za določanje kalibra, časa in lokacije hotela ali poslovnega prizorišča. Za povprečen skupinski dogodek (hotel, prostor za sestanke + F&B + A / V, prevoz, prehrana) je dober začetek najmanj 500 USD na osebo na noč.


Glede proračunov je beseda, ki jo boste želeli imeti v svojem leksikonu, 'koncesije', kar je hotelski žargon brezplačno. Čeprav se za vas ne dogovarjamo za cene skupin, hotel ali prizorišče pogosto nudi dodatne ugodnosti za naše stranke, ker z njimi sodelujemo tako pogosto. Skratka, z rezervacijo vašega poslovnega dogodka pri nas boste prihranili denar in z zahtevami po dodatnih koncesijah, kot je mahanje letoviške pristojbine ali pristojbine za Wi-Fi, prihranili še več denarja.



# 9. Kolikšna je poraba igrišča za cene sob?

Če naročnik poslovnega dogodka nima proračuna v mislih, ima skoraj vedno predstavo, koliko želi zapraviti za sobo na noč. Cene sob za skupine so običajno nižje od cen potovanj v prosti čas, cene od nedelje do četrtka pa so skoraj vedno precej cenejše od cen vikendov, saj je Wine Country priljubljena destinacija za vikend.

Vedeti, koliko ste pripravljeni zapraviti za hotelsko sobo, je zelo koristno pri določanju, kateri hoteli so najbolj primerni za vašo skupino. Poleti pričakujte približno 250 USD na nočitev v okrožju Sonoma. Za luksuzno nepremičnino v dolini Napa v visoki sezoni pričakujte, da boste plačali najmanj približno 500 do 600 dolarjev na nočitev v sobi.



# 10. Boste potrebovali tudi prevoz?

Spet bi bili presenečeni, koliko ljudi, ki so zadolženi za sestavljanje skupinskega umika podjetja, ne upošteva stroškov prevoza, tako z letališča kot izven hotela. Le redki hoteli v regiji Wine Country imajo direktne storitve prevoza z letališč San Francisco in Oakland (vinska država Doubletree Sonoma je redka izjema), zato, če potrebujete vožnjo z letališča ali do kleti iz hotela, boste morate prevozniško podjetje rezervirati že vnaprej. Pri podjetju WineCountry smo sodelovali z več lokalnimi prevoznimi podjetji in vam bomo z veseljem priporočili, kako najbolje ustreza vaši skupini.



# 11. Boste potrebovali prostor za sestanke? Če je odgovor da, katere dni boste potrebovali, da rezervirate prostor za sestanke in za koliko oseb? Boste potrebovali avdio / video in F&B? Ali ima vaša skupina kakšne druge potrebe?

Skoraj vsak poslovni ali skupinski dogodek potrebuje nekakšen prostor za sestanke ali sejno sobo v hotelu ali v kleti. Vprašanja, na katera boste želeli imeti odgovore vnaprej, vključujejo: Za koliko oseb? V katerem obdobju čez dan? Boste potrebovali hrano in pijačo? Ali želite postrežen alkohol (na primer v kleti)? Boste potrebovali avdio / video opremo? Kako želite urediti mize in stole? Boste imeli kakšne prelomne seje?

Tipični stroški najema prostora za sestanke se v Vinski državi zelo razlikujejo. Imamo nekaj hotelskih partnerjev, ki pogosto plačajo pristojbino za najem prostora za sestanke (običajno, če se stranka strinja z minimalno pristojbino za gostinstvo), medtem ko drugi zaračunavajo štirimestne minimume. Če boste prosili za koncesije, je plačilo prostora za sestanke dober začetek.



# 12. Boste potrebovali pomoč pri urejanju kosila ali večerje?

Za večino korporativnih in skupinskih dogodkov, ki se odvijajo v dolini Napa in okrožju Sonoma, je kosilo vključeno v pristojbino za prehrano in pijačo v prostoru za sestanke, bodisi kot kosilo za kosilo ali samopostrežni bife v sejni sobi ali na hodniku. Če želite vi in ​​vaši sodelavci imeti kosilo ali večerjo stran od hotela, vam z veseljem ponudimo priporočila (tukaj smo vsi snobi s hrano, zato vas ne bomo narobe usmerjali). Ena izmed priljubljenih možnosti je skupinska večerja v kleti, bodisi zunaj med trtami ali v vinski jami, na primer fantastična jamska izkušnja v restavraciji Vinogradi Pine Ridge v dolini Napa.

Upoštevajte, da če restavracija ali klet ni oddaljena peš - en odličen razlog za rezervacijo hotela v središču mesta - boste verjetno morali najeti prevozniško podjetje, če želite potovati kot skupina, ki lahko postane draga. Uber in Lyft sta na voljo tudi v celotni vinski državi.



# 13. Ali boste potrebovali pomoč pri urejanju dejavnosti, kot je degustacija vin?

Kdaj v Rimu, kajne? Skoraj vsak korporativni in skupinski dogodek, za katerega načrtujemo pomoč, vključuje obisk ene ali več kleti za pokušino in priporočanje kleti je naša posebnost. Tako kot pri jedilnici v restavraciji zunaj kraja, ne pozabite, da če klet, ki jo želite obiskati, ni v bližini, boste verjetno morali najeti prevozniško podjetje ali storitev skupne vožnje. In čeprav morda degustirate vino le z majhnimi požirki, bi bili presenečeni, kako hitro lahko raven alkohola v krvi naraste nad 0,08%.



# 14. Vas poleg pokušanja vin zanimajo še druge dejavnosti, kot so kuharska tekmovanja v team buildingu?

Skupaj z degustacijo vin je v državi vina na voljo še na desetine drugih dejavnosti, za katere vam lahko pomagamo urediti vaš skupinski dogodek, vse od kolesarskih ogledov Sip-n-Cycle do gurmanskih ogledov hrane in vin, prireditev za team building (kuharska tekmovanja so res priljubljena ), ure mešanja vina in ogledi vinogradov. Če si želite ogledati široko paleto zabavnih dejavnosti vinske države za svojo skupino, si oglejte Izkušnje WineCountry .


Če ste prišli do konca tega članka, čestitamo! Zdaj imate vse odgovore za organizacijo zabavnega in plodnega poslovnega ali skupinskega dogodka v kalifornijski vinski državi. Naslednji korak je, da me pokličete na (415) 518-1402 ali mi pošljete e-pošto na matt@winecountry.com . Ne samo, da vam bom pomagal najti idealna prizorišča za vaš naslednji poslovni dogodek ali skupinski dogodek, vzpostavil vam bom stik s pravo osebo, s katero se morate pogovoriti - in vam verjetno pomagal prihraniti tudi denar.

Na koncu sem omenil, da je naša storitev priporočil in napotitev brezplačna? Od hotelskih partnerjev zaslužimo majhno provizijo za plačilo sobe, vendar stroške krije hotel, ne vi. Torej res ni razloga, da naše službe za priporočila in napotitve ne uporabimo za poslovne in skupinske prireditve v dolini Napa in okrožju Sonoma.


- Vodič za pokušino vin kot profesionalec -

- 9 najboljših hotelov v državi, ki jih je treba obiskati v letu 2018 -


Priporočena